Faktor Penyebab Kegagalan Implementasi Software

Meskipun software akan meningkatkan efisiensi dan percepatan bisnis, tetapi perlu kewaspadaan dalam proses implementasinya. Gagal mengimplementasi berarti gagal meningkatkan efisiensi, serta pengorbanan waktu dan biaya. Semakin rumit software yang akan Anda terapkan, semakin tinggi kewaspadaan yang diperlukan untuk mengindari kegagalan. Oleh karena itu ada baiknya (tidak harus), penerapan software bisnis dilakukan bertahap, tidak langsung menyeluruh. Karena jika langsung menyeluruh bararti software tersebut sangat kompleks/rumit.

Beberapa hal yang sering menjadi penyebab kegagalan implementasi software bisnis datang dari beberapa faktor :
1. Faktor Manajerial
2. Faktor Operator / User
3. Faktor Vendor

Tiga komponen tersebut adalah pihak-pihak yang bertanggung jawab atas keberhasilan implementasi. Karena tanpa keseriusan dari masing-masing pihak tsb, sangat sulit bagi kesuksesan implementasi.

Faktor Manajerial
Kalau manajemen yang menghendaki, kenapa kesungguhannya perlu ditekankan? Kenyataannya, meskipun manajemen yang menghendaki implementasi software, kadang dukungan yang serius pada tahap implementasi masih kurang. Dukungan yang diperlukan misalnya anggaran implementasi, keluwesan jam kerja implementasi, dan pengalokasian jam kerja tambahan bagi calon operator. Sering kali diperlukan waktu ekstra bagi implementor dan calon operator untuk mensimulasikan software

Faktor Operator/User
Calon operator / user juga sangat diperlukan kerja samanya dalam hal pemberian data-data yang diperlukan oleh implementor, dan kemauan untuk mencoba mensimulasikan aplikasi . Kekurangseriusan calon operator ini kadang ditunjukkan dengan ogah-ogahan untuk bekerja sama dengan implementor. Hal ini sering kali terkait dengan anggaran yang disediakan oleh manajemen untuk calon operator tersebut.

Faktor Vendor
Pemilihan vendor yang tepat, bisa didasarkan dari hal-hal sbb :

1. Pengalaman vendor di perusahaan sejenis lainnya
2. Referensi dari rekan bisnis terhadap vendor tersebut
3. Jaminan dari vendor tersebut
4. Hal logis lainnya yang menunjang kemudahan vendor untuk mensupport kita. Misalnya jarak yang tidak terlalu jauh.

Jika para pembaca mempunyai pengalaman lain dalam hal ini silakan posting comment di sini. Terima kasih.

Perlukah Software di Dunia Bisnis?

Software adalah hal yang baru. Ia merupakan teknologi canggih, rekayasa otak manusia, yang baru tercipta pada abad 20. Sedangkan bisnis telah ada seusia dengan keberadaan manusia itu sendiri di muka bumi. Software diciptakan untuk mempermudah pekerjaan manusia. Ia melakukan proses-proses tetap yang secara rutin dikerjakan otak manusia. Dengan demikian otak manusia bisa digunakan untuk hal lain yang belum bisa dikerjakan oleh software.

Dari latar belakang seperti itu maka penerapan software dalam bidang bisnis sangatlah tepat karena dalam bisnis terjadi proses berulang yang sangat sering. Bahkan kita mengharapkan proses transaksi bisnis kita berulang sesering mungkin. Nah, dari pada otak kita yang berharga ini digunakan untuk hal-hal yang sudah rutin tersebut, maka lebih baik kita serahkan saja pekerjaan tersebit kepada si software. Sedangkan otak kita gunakan untuk menemukan dan menyelesaikan masalah lain yang belum dapat dilakukan oleh software.

Dengan penerapan software pada bidang bisnis, seharusnya akan terjadi efisiensi yang besar. Adapun jika yang terjadi adalah sebaliknya atau tidak terjadi perubahan apa-apa, tentu ada faktor x yang tidak beres dalam implementasinya.

Contoh sederhana adalah implementasi software pada bidang penjualan ritel. Ini sering diterapkan di supermarket/mini market. Dengan item barang yang mencapai ribuan atau bahkan jutaan, bisa dibayangkan seandainya tanpa software. Jika sang manajer ingin mengetahui item barang mana yang stoknya sudah mendekati habis, maka ia perlu mengerahkan puluhan pegawainya untuk mengecek di rak-rak dan di gudang, untuk menemukan barang yang jumlahnya tinggal sedikit. Berapa lama kira-kira waktu yang diperlukan untuk kegiatan ini? Sementara itu proses penjualan terus berlangsung. Bisa jadi proses pengecekan barang belum selesai, sudah terjadi komplain dari pengunjung bahwa dia tidak bisa menemukan item barang a dan b dan c dan .... karena memang stoknya habis.

Sedangkan dengan implementasi software penjualan, data seperti itu sangat cepat dan mudah untuk diperoleh, dengan real time! Bahkan data tersebut dapat langsung dikirimkan ke supplier agar segera mengirim stok tambahan.

Itu baru dari segi waktu. Belum lagi dari segi sumber daya manusia dan peralatan yang diperlukan.

Contoh lain adalah perusahaan yang mempekerjakan 50 karyawan (contoh yang dikit aja) . Untuk keperluan penggajian karyawan saja, bagian keuangan perlu kerja ekstra, atau bahkan menyuruh lembur beberapa stafnya menjelang akhir bulan untuk menghitung dan menyiapkan slip gaji setiap karyawan di perusahaan tsb. Karena komponen gaji terdiri dari beberapa variable yang tidak sama untuk setiap karyawan, hal tersebut sangat menyita waktu dan konsentrasi staf keuangan. Padahal ini harus dilakukan setiap akhir bulan.

Tapi jika diterapkan software penggajian di perusahaan tersebut, maka akhir bulan tidak ubahnya seperti hari-hari biasa karena semuanya sudah dikerjakan oleh software. Cukup 1 operator untuk menghandel semuanya, dan tanpa harus lembur. Walhasil efisiensi akan terjadi.

Masih banyak contoh lain, pada intinya software aplikasi bisnis akan sangat membantu para pengusaha, dengan demikian akan terjadi percepatan bisnis seperti yang diharapkan.